Canllawiau

Hysbysiad preifatrwydd Swyddfa'r Gwarcheidwad Cyhoeddus: goruchwylio dirprwyaeth

Diweddarwyd 14 Ionawr 2026

Yn berthnasol i Loegr a Chymru

• Cyhoeddiad ar gyfer Northern Ireland
• Cyhoeddiad ar gyfer Scotland

Mae’r Hysbysiad Preifatrwydd hwn yn cyfeirio at ddyletswyddau sy’n gysylltiedig â Goruchwylio Dirprwyon, fel:

• goruchwylio dirprwyon
• ymchwilio i bryderon ynghylch sut mae dirprwy yn gweithredu
• cynnal y gofrestr dirprwyon

Mae’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn nodi’r safonau y gallwch eu disgwyl gan Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus:

• pan fyddwn yn gofyn am wybodaeth bersonol amdanoch chi (‘data personol’) neu’n ei chadw
• sut gallwch chi gael gafael ar gopi o’ch data personol
• beth gallwch chi ei wneud os nad ydych chi’n credu bod y safonau’n cael eu bodloni

Un o asiantaethau gweithredol y Weinyddiaeth Gyfiawnder yw Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus.

Y Weinyddiaeth Gyfiawnder yw rheolydd data’r wybodaeth bersonol rydyn ni’n ei chadw.

Mae Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus yn casglu ac yn prosesu data personol er mwyn cyflawni ei swyddogaethau cyhoeddus ei hun, a swyddogaethau cyhoeddus cysylltiedig. Mae hyn yn cynnwys goruchwylio dirprwyon wedi’u penodi gan y llys, ymchwilio i bryderon diogelu sy’n cael eu codi gan drydydd partïon ac ymateb i gwynion.

Data personol

Mae data personol yn golygu gwybodaeth amdanoch chi fel unigolyn. Gall hyn olygu eich enw, eich cyfeiriad neu eich rhif ffôn. Gall hefyd gynnwys gwybodaeth am arian, hawl i fudd-daliadau neu gyflyrau meddygol. Efallai y byddwn hefyd yn cael gwybodaeth am iechyd neu alluedd meddyliol, neu ddata am euogfarnau troseddol.

Rydyn ni’n gwybod pa mor bwysig yw diogelu preifatrwydd cwsmeriaid a chydymffurfio â chyfreithiau diogelu data. Byddwn yn diogelu eich data personol ac ni fyddwn yn ei ddatgelu oni bai ei bod yn gyfreithlon gwneud hynny, neu gyda’ch caniatâd chi. Mae hyn yn berthnasol i’r cleient, y dirprwy ac unrhyw drydydd partïon.

Gall unrhyw wybodaeth a geir, o unrhyw ffynhonnell, fod yn rhan o gais llys.

Y mathau o ddata personol rydyn ni’n eu prosesu

Dim ond data personol sy’n berthnasol i’r gwasanaethau rydyn ni’n eu darparu i chi y byddwn ni’n ei brosesu. Gall hyn gynnwys:

• enw, dyddiad geni, cyfeiriad, manylion cyswllt
• gwybodaeth ariannol
• penderfyniadau sy’n cael eu gwneud ar ran y cleient
• gwybodaeth am ofal cymdeithasol (cofnodion awdurdodau lleol)
• cyfeiriad Protocol Rhyngrwyd (IP) eich cyfrifiadur wrth ddefnyddio ein gwasanaethau ar-lein

Gellir casglu’r rhain at y dibenion canlynol:

• adolygu adroddiad dirprwy wedi’i benodi gan y llys
• trefnu ymweliad gan ymwelydd y Llys Gwarchod
• adroddiadau wedi’u cynhyrchu gan ymwelwyr y Llys Gwarchod
• cynnig arweiniad a chymorth i ddirprwyon, ac ateb ymholiadau
• prosesu taliad ffi neu gais am ostyngiad neu esemptiad rhag ffioedd
• ymchwilio i unrhyw bryderon diogelu sy’n ymwneud ag oedolyn agored i niwed
• recordio galwadau ffôn i’n canolfan gyswllt
• helpu darparwyr bondiau i sicrhau bod premiymau’n cael eu talu

Y sail gyfreithiol dros brosesu data

Mae’r wybodaeth yn cael ei phrosesu er mwyn i Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus allu cyflawni ei dyletswyddau cyfreithiol fel y nodir yn adran 58 o Ddeddf Galluedd Meddyliol 2005.

Mae’r Ddeddf Galluedd Meddyliol yn datgan bod yn rhaid i’r Gwarcheidwad Cyhoeddus, ymysg dyletswyddau eraill, wneud y canlynol:

• cadw cofrestr o orchmynion sy’n penodi dirprwyon
• goruchwylio dirprwyon wedi’u penodi gan y llys

I wneud hyn, mae’n bosib y byddwn yn archwilio ac yn gwneud copïau o’r canlynol:

• o cofnodion iechyd
• o cofnodion sy’n cael eu cadw gan awdurdod lleol
• unrhyw gofnodion sy’n cael eu cadw gan berson wedi’i gofrestru o dan Ddeddf Safonau Gofal 2000

Wrth brosesu data, rhaid i ni gydymffurfio â’r cyfreithiau canlynol:

• Erthygl 6(1)(e) Rheoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data – Tasg gyhoeddus
• Data categori arbennig: budd sylweddol i’r cyhoedd a dibenion statudol a llywodraethol (Atodlen 1 Deddf Diogelu Data 2018)

Gall methu cydymffurfio â chyfarwyddiadau neu geisiadau rhesymol Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus wrth arfer y swyddogaethau hyn arwain at gais i ddiswyddo’r dirprwy penodedig.

Rhannu gwybodaeth

Weithiau bydd angen i ni rannu’r wybodaeth bersonol rydyn ni’n ei phrosesu â sefydliadau eraill. Pan fydd angen gwneud hyn, byddwn yn cydymffurfio â phob agwedd ar y cyfreithiau diogelu data.

Mae’r sefydliadau y byddwn yn rhannu eich gwybodaeth bersonol â nhw yn cynnwys:

• yr Adran Gwaith a Phensiynau (DWP)
• y Llys Gwarchod
• ymwelwyr y Llys Gwarchod
• Yr Awdurdod Rheoleiddio Cyfreithwyr
• yr heddlu
• awdurdodau lleol a gwasanaethau cymdeithasol
• Adran Gyfreithiol y Llywodraeth, Bargyfreithwyr a Phartïon yn yr achos
• darparwyr bondiau
• asiantaethau eraill y llywodraeth
• yr Adran Gwaith a Phensiynau a Social Security Scotland
• unigolion sy’n gofyn am gael chwilio drwy’r gofrestr dirprwyon

Rydyn ni hefyd yn rhannu data â sefydliadau sy’n darparu gwasanaethau TG, talu a rheoli achosion diogel ar ran y Weinyddiaeth Gyfiawnder.

Nid yw’r rhestr hon yn gynhwysfawr a bydd unrhyw benderfyniad i rannu gwybodaeth yn cael ei wneud fesul achos.

Er ein bod yn gwneud pob ymdrech i ddiogelu eich hawliau, o dan rai amgylchiadau mae gennym ddyletswydd gyfreithiol i rannu eich gwybodaeth, hyd yn oed os nad ydych chi’n cydsynio. Gallai hyn gynnwys atal neu ganfod troseddau, buddiannau gwrthderfysgaeth, a chyfrifoldebau diogelu, gan gynnwys amddiffyn plant.

Mae cylchlythyr ar gael am ddim i ddirprwyon wedi’u penodi gan y llys. Dim ond gyda’ch caniatâd chi y byddwn yn ei anfon.

Os ydych chi’n cytuno i dderbyn hwn, bydd eich enw, eich cyfeiriad a’ch cyfeiriad e-bost yn cael eu rhannu â chwmni cyhoeddi trydydd parti, CDS, er mwyn anfon ein cylchlythyr InTouch.

Gallwch ofyn am gael eich tynnu oddi ar y rhestr bostio hon unrhyw bryd drwy gysylltu â ni, a byddwn yn cynnig yr opsiwn i chi dynnu eich caniatâd yn ôl ym mhob gohebiaeth.

Cofrestrau Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus

Pan fydd y Llys Gwarchod yn penodi dirprwy, rydyn ni’n ychwanegu manylion y dirprwy a’r cleient at y gofrestr.

Gall unrhyw un wneud cais i chwilio drwy gofrestrau Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus cyn belled â’u bod yn gallu darparu manylion penodol am yr unigolyn maen nhw’n chwilio amdano.

Cael gwybod a oes gan rywun ddirprwy neu atwrnai cofrestredig

Nid yw’r holl wybodaeth sydd gennym am berson yn cael ei chynnwys ar y cofrestrau. Dim ond pan fydd y cais amdano’n rhesymol ac yn gyfiawn, a phan fydd y gyfraith yn dweud y gallwn wneud hynny, y byddwn yn datgelu gwybodaeth ychwanegol.

Rhagor o wybodaeth am gofrestrau’r Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus

Trosglwyddo data personol dramor

Mae data personol yn cael ei drosglwyddo i Weriniaeth Iwerddon er mwyn cynnal ein prif system rheoli achosion a chynnal y data sy’n cael ei gadw ar Lwyfan Dadansoddi’r Weinyddiaeth Gyfiawnder. Mae’r trosglwyddiadau rhyngwladol hyn yn cydymffurfio â chyfraith diogelu data’r DU.

Am ba mor hir y byddwn yn cadw data personol

Dim ond am y rhesymau canlynol y byddwn yn cadw data personol:

• mae ei angen arnom i gyflawni’r gwasanaethau rydyn ni’n eu darparu i chi
• mae’r gyfraith yn mynnu ein bod yn gwneud hynny

Mae Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus yn cyhoeddi amserlen cadw a gwaredu cofnodion, sy’n dangos am ba hyd mae gwahanol fathau o wybodaeth yn cael eu cadw. Ar ddiwedd y cyfnod hwn, bydd eich data’n cael ei ddileu. Mae data sy’n cael ei gadw ar Lwyfan Dadansoddi’r Weinyddiaeth Gyfiawnder yn cael ei gadw am 20 mlynedd.

Mynediad at wybodaeth bersonol

Gallwch gael gwybod a oes gennym unrhyw ddata personol amdanoch chi drwy wneud cais am fynediad at ddata gan y testun.

Er mwyn gofyn am fanylion y data personol sydd gennym ni, anfonwch eich cais at:

Information Governance and Data Protection
Ministry of Justice
Post point 10.38
10th Floor
102 Petty France
London
SW1H 9AJ

Gallwch hefyd wneud eich Cais am Fynediad at Ddata gan y Testun drwy ein gwasanaeth ar-lein:

Gwneud cais am wybodaeth bersonol gan y  Weinyddiaeth Gyfiawnder - GOV.UK

Gallwch ddod o hyd i ragor o wybodaeth am eich hawliau o dan y Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data a Deddf Diogelu Data 2018, neu ein siarter gwybodaeth bersonol.

Defnyddio Deallusrwydd Artiffisial (AI)

Deallusrwydd Artiffisial yw’r theori a’r broses o ddatblygu technoleg ddigidol er mwyn gallu cyflawni tasgau sydd fel arfer yn gofyn am ddeallusrwydd dynol. Mae hyn yn cynnwys creu neu ddefnyddio dulliau dysgu peirianyddol a modelau iaith mawr.

Mae Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus yn defnyddio deallusrwydd artiffisial a thechnolegau awtomataidd eraill i helpu i wella effeithlonrwydd rhai o’n prosesau. Gellir defnyddio offer deallusrwydd artiffisial i gefnogi gweithgareddau penodol, fel dadansoddi data, sicrhau ansawdd, a chynhyrchu neu ddiweddaru deunyddiau canllaw. Mae unrhyw ddefnydd o ddeallusrwydd artiffisial yn cael ei asesu’n ofalus i sicrhau ei fod yn cydymffurfio â chyfraith diogelu data, yn cyd-fynd â swyddogaethau statudol Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus, ac nad yw’n gwneud penderfyniadau sy’n cael effaith uniongyrchol ar unigolion heb adolygiad dynol priodol. Mae’r defnydd o ddeallusrwydd artiffisial yn cael ei fonitro a’i lywodraethu’n barhaus yn unol â pholisïau’r Weinyddiaeth Gyfiawnder, gan sicrhau bod eich data personol yn cael ei ddiogelu a’i ddefnyddio’n deg, yn dryloyw ac yn gyfreithlon.

Pan fyddwn yn gofyn i chi am ddata personol:

Rydyn ni’n addo:

• dweud wrthych pam mae angen eich data personol arnom a dim ond gofyn am y data personol sydd ei angen arnom
• peidio â chasglu gwybodaeth sy’n amherthnasol neu’n ormodol
• diogelu eich data personol a sicrhau nad oes unrhyw berson heb awdurdod yn gallu cael gafael arno
• rhannu eich data gyda sefydliadau eraill dim ond at ddibenion cyfreithlon lle bo’n briodol ac yn angenrheidiol
• sicrhau na fyddwn yn ei gadw am gyfnod hirach nag sy’n angenrheidiol
• peidio â darparu eich data personol at ddefnydd masnachol
• ystyried eich cais i gywiro, rhoi’r gorau i brosesu neu ddileu eich data personol

Gallwch gael rhagor o fanylion ynghylch y canlynol:

• cytundebau sydd gennym â sefydliadau eraill o ran rhannu gwybodaeth
• amgylchiadau lle gallwn drosglwyddo gwybodaeth bersonol heb ddweud wrthych chi, er enghraifft i helpu i atal neu i ganfod trosedd, neu i gynhyrchu ystadegau dienw
• sut rydyn ni’n gwneud yn siŵr bod y wybodaeth sydd gennym yn gywir ac yn gyfredol
• sut mae gwneud cwyn
• sut i gysylltu â Swyddog Diogelu Data’r Weinyddiaeth Gyfiawnder

I gael rhagor o wybodaeth am y pynciau hyn, cysylltwch â:

OPG information Assurance
PO Box 16185
Birmingham
B2 2WH

opginformationassurance@publicguardian.gov.uk

I gael rhagor o wybodaeth am sut a pham mae eich gwybodaeth yn cael ei phrosesu, edrychwch ar y wybodaeth a ddarparwyd pan wnaethoch chi ddefnyddio ein gwasanaethau neu y gwnaethom ni gysylltu â chi.

Swyddog Diogelu Data

Os oes gennych unrhyw bryderon ynghylch sut mae Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus yn trin eich data personol, gallwch gysylltu â’r Swyddog Diogelu Data.

Mae’r Swyddog Diogelu Data yn darparu cyngor annibynnol ac yn monitro ein defnydd o wybodaeth bersonol.

Gallwch gysylltu â’r Swyddog Diogelu Data yn:

MoJ Data Protection Officer
Post point 10.38
102 Petty France
London
SW1H 9AJ

dataprotection@justice.gov.uk

Cwynion

Pan fyddwn yn gofyn i chi am wybodaeth, byddwn yn cadw at y gyfraith. Os ydych chi’n credu bod eich gwybodaeth bersonol wedi cael ei thrin yn anghywir, gallwch gysylltu â’r Comisiynydd Gwybodaeth i gael cyngor annibynnol ar ddiogelu data.

Gallwch gysylltu â’r Comisiynydd Gwybodaeth yn:

Information Commissioner’s Office
Wycliffe House
Water Lane
Wilmslow
Cheshire
SK9 5AF

Ffôn: 0303 123 1113

Gwefan: www.ico.org.uk