Canllawiau

Hysbysiad preifatrwydd Swyddfa'r Gwarcheidwad Cyhoeddus: atwrniaethau arhosol a pharhaus

Diweddarwyd 4 Mawrth 2026

Yn berthnasol i Loegr a Chymru

• Cyhoeddiad ar gyfer Northern Ireland
• Cyhoeddiad ar gyfer Scotland

Noda’r Hysbysiad Preifatrwydd hwn y safonau y gallwch eu disgwyl gan Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus (OPG):

• pan fyddwn yn gofyn am wybodaeth bersonol (‘data personol’) amdanoch chi neu’n ei dal
• sut y gallwch gael copi o’ch data personol
• yr hyn y gallwch ei wneud os credwch na chaiff y safonau eu bodloni

Asiantaeth weithredol o’r Weinyddiaeath Gyfiawnder (MoJ) yw’r OPG.

Yr MoJ yw’r rheolwr data ar gyfer yr wybodaeth bersonol a gasglwn.

Mae’r OPG yn casglu ac yn prosesu data personol ar gyfer arfer ei swyddogaethau cyhoeddus ei hun a rhai cysylltiedig. Yn eu plith mae cofrestru atwrneiaethau parhaus (EPA) ac atwrneiaethau arhosol (LPA) a chadw cofrestr o atwrneiaethau.

Ynglŷn â Data Personol

Gwybodaeth amdanoch chi fel unigolyn yw data personol. Gall fod eich enw, eich cyfeiriad neu eich rhif ffôn. Gall hefyd, gynnwys gwybodaeth am unryw gyllid neu asedau yr hoffech i’ch atwrnai eu rheoli neu gyflyrau meddygol a fydd gennych a dymuniadau o ran trinaeth feddygol yn y dyfodol. Gallem hefyd, dderbyn gwybodaeth am iechyd neu alluedd meddyliol os codir pryderon ynghylch y modd y mae atwrnai’n gweithredu.

Gwyddom pa mor bwysig yw gwarchod preifatrwydd cwsmeriaid a chydymffurfio â deddfwriaethau diogelu data. Byddwn yn diogelu eich data personol a dim ond yn eu datgelu pan fo’n gyfreithlon gwneud hynny neu gyda’ch cydsyniad chi. Mae hyn yn berthnasol i roddwr EPA neu LPA, atwrnai neu i unrhyw drydydd parti.

Mathau o ddata personol yr ydym yn eu prosesu

Ni fyddwn yn prosesu data personol oni bai eu bod yn berthnasol i’r gwasanaethau a ddarparwn i chi. Gallai hyn gynnwys:

• eich enw a’ch cyfeiriad
• eich dyddiad geni
• enw, cyfeiriad a dyddiad geni eich atwrneiod
• recordiad o alwadau ffôn i’n canolfan gyswllt
• cyfeiriad Protocol Rhyngrwyd (IP) eich cyfrifiadur wrth ddefnyddio’n gwasanaethau ar-lein
• Gwybodaeth ariannol (ar gyfer talu ffïoedd/dileu ffioedd)

Gall hefyd, gynnwys gwybodaeth am eich:

• iechyd
• galluedd meddyliol
• hunaniaeth ar-lein, er enghraifft, cyfeiriad e-bost

Y sail gyfreithiol dros brosesu data

Prosesir yr wybodaeth fel bod modd i’r OPG ymgymryd â’i dylestwyddau cyfreithlon fel y’u nodir yn adran 58 Deddf Galluedd Meddyliol (MCA) 2005 .

Datgan yr MCA bod yn rhaid i’r Gwarcheidwad Cyhoeddus, ymhlith dyletswyddau eraill:

• sefydlu a chynnal cofrestr o atwrneiaethau arhosol
• derbyn ac adolygu adroddiadau gan dderbynwyr atwrneiaethau arhosol
• ymdrin ag achosion ynghylch y ffordd y mae atwrnai’n arfer ei bwerau

I wneud hyn, gallem archwilio a chymryd copiau o:

• gofnodiadau iechyd
• cofnodiadau a gedwir gan yr awdurdod lleol
• unrhyw gofnod a gedwir gan unigolyn a gofrestrir dan Ddeddf Safonau Gofal 2000

Wrth brosesu data, rhaid i ni gydymffurfio â’r deddfwriaethau a ganlyn:

• Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data (GDPR) y DU Erthygl 6(1)(e) - Tasg gyhoeddus
• Data categori arbennig: budd sylweddol y cyhoedd (Atodlen 1 DPA 2018)

O fethu cydymffurfio â chyfarwyddiadau neu ofynion rhesymol yr OPG wrth arfer y swyddogaethau hyn, gellid gwneud cais i gael gwared â’r atwrnai.

Pan wneir cais i ddileu ffïoedd neu i gael eich eithrio rhag eu talu, ni ddefnyddir yr wybodaeth a gyflwynir a’r dystiolaeth ategol ac eithrio at bwrpas y cais, a hynny i sicrhau y codir ffi gywir.

Rhannu gwybodaeth

Weithiau mae angen i ni rannu’r wybodaeth bersonol a broseswn, a hynny gyda’r unigolyn y mae’r data’n ymwneud ag o a, hefyd, gyda sefydliadau eraill. Pan fo hyn yn angenrheidiol, byddwn yn cydymffurfio â holl agweddau deddfwriaethau diogelu data.

Ymlith y sefydliadau y gallwn rannu eich gwybodeth bersonol â nhw, yw:

• yr heddlu
• y Llys Gwarchod
• awdurdodau lleol a’r gwasanaethau cymdeithasol
• Adran Gyfreithiol y Llywodraeth, Bargyfreithwyr a Phartïon mewn achosion
• asiantaethau eraill y llywodraeth
• yr Adran Gwaith a Phensiynau (DWP) a Nawdd Cymdeithasol yr Alban
• Ymwelwyr â’r Llys Gwarchod
• Unigolion sy’n gofyn am gael chwilio ein cofrestrau cyhoeddus

Nid yw’r rhestr hon yn gynhwysfawr a chaiff unrhyw benderfyniad a wneir i rannu gwybodaeth ei gwneud fesul achos.

Rydym hefyd, yn rhannu data gyda sefydliadau sy’n darparu gwasanaethau diogel TG, talu a rheoli achosion ar ran yr MoJ .

Er y gwnawn bopeth i warchod eich hawliau, dan amgylchiadau penodol mae gennym ddylestwydd gyfreithiol i rannu eich gwybodaeth, hyd yn oed os nad ydych yn cydsynio. Gallai hyn olygu atal neu ganfod trosedd, gwrthderfysgaeth, a diogelu cyfrifoldebau yn cynnwys amddiffyn plant.

Cofrestrau Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus

Pan fo’r OPG wedi cofrestru EPA neu LPA byddwn yn ychwanegu manylion y rhoddwr a’r atwrneiod at y cofrestrau.

Gall rhywun wneud cais i chwilio cofrestrau yr OPG, cyhyd ag y gall gyflwyno manylion penodol am y sawl y mae’n dymuno chwilio amdano.

Cael gwybod mwy am Gofrestrau Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus

Nid yw’r holl wybodaeth a gadwn am unigolyn ar y cofrestrau. Ni allwn ddatgelu gwybodaeth ychwanegol oni bai fod y cais yn rhesymol ac y mae modd ei chyfiawnhau a phan fo’r gyfraith yn dweud y gallwn.

Trosglwyddo data personol dramor

Trosglwyddir data personol i Weriniaeth Iwerddon at bwrpas cynnal ein system rheoli achosion sylfaenol a chynnal y data a gedwir ar Blatfform Dadansoddol yr MoJ. Mae’r trosglwyddiadau rhyngwladol hyn yn cydymffurfio â deddfwriaeth diogelu data’r DU.

Pa mor hir y cadwn data personol

Byddwn yn cadw data personol am y cyfnodau a ganlyn yn unig:

• cyhyd ag y byddwn angen ymgymryd â’r gwasanaethau a ddarparwn i chi
• cyhyd ag y mae’n ofynnol i ni yn ôl y gyfraith

Cyhyd ag y bydd yr OPG yn cyhoeddi Record retention and disposition schedules (RRDS), sy’n dangos am faint y cedwir gwahanol fathau o wybodaeth. Ar ddiwedd y cyfnod hwn, ceir gwared â’ch data. Cedwir data sydd ar Blatfform Dadansoddol yr MoJ am 20 mlynedd.

Mynediad at Ddata Personol

Gallwch ganfod a ydym yn cadw unrhyw ddata personol amdanoch chi trwy wneud cais am fynediad at ddata gan y testun

I wneud cais am fanylion y data personol a gadwn, anfonwch eich cais i:

Information Governance and Data Protection
Ministry of Justice
Post point 10.38
10th Floor
102 Petty France
London, SW1H 9AJ

Gallwch hefyd, wneud eich cais am fynediad at ddata gan y testun trwy ein gwasanaeth ar-lein:

Request personal information from the Ministry of Justice - GOV.UK

Gallwch gael rhagor o wybodaeth am eich hawliau dan y Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data (GDPR) a Deddf Diogelu Data 2018 (DPA) neu yn ein siarter gwybodaeth bersonol.

Defnyddio Deallusrwydd Artiffisial (AI)

Damcaniaeth a datblygiad technoleg ddigidol i allu perfformio tasgau y byddai’n rhaid, fel arfer, gael deallusrwydd dynol ar eu cyfer yw Deallusrwydd Artiffisial (AI). Mae hyn yn cynnwys creu neu ddefnyddio modelau iaith mawr a dysgu peirianyddol.

Defnyddia OPG AI a thechnolegau awtomatig eraill i helpu i wella effeithlonrwydd rhai o’n prosesau. Gellid defnyddio adnoddau AI i gefnogi gweithgareddau, megis dadansoddi data, sicrhau ansawdd a chreu neu ddiweddaru deunyddiau ar gyfer canllawiau. Asesir yn ofalus unrhyw ddefnydd a wneir o AI i sicrhau ei fod yn cydymffurfio â’r ddeddfwriaeth diogelu data, ei fod yn gyson â swyddogaethau statudol yr OPG ac nad yw’n gwneud penderfyniadau sy’n cael effaith uniongyrchol ar unigolion heb i unigolyn ei adolygu’n briodol. Caiff y defnydd a wneir o AI ei fonitro’n barhaus a’i lywodraethu yn unol â pholisïau’r MOJ, gan sicrhau bod eich data personol yn parhau i fod wedi’i warchod ac y cânt eu defnyddio’n deg, yn dryloyw ac yn gyfreithlon.

Pan fyddwn yn gofyn i chi am eich data personol

Rydym yn addo:

• rhoi gwybod i chi pam fod angen eich data personol arnom a gofyn am y data personol y mae eu hangen arnom yn unig
• peidio â chasglu gwybodaeth sy’n amherthnasol neu’n ormodol
• diogelu eich data personol a gwneud yn siŵr nad oes modd i neb nad oes caniatâd ganddo eu gweld
• rhannu eich data gyda sefydliadau eraill at ddibenion cyfreithlon yn unig lle bo’n briodol ac yn angenrheidiol
• gwneud yn siŵr nad ydym yn eu cadw’n hwy nag sy’n angenrheidiol
• ystyried eich cais i gywiro’ch data personol, rhoi’r gorau i’w prosesu neu gael gwared â nhw

Gallwch gael rhagor o fanylion ar:

• gytundebau sydd gennym â sefydliadau eraill ar gyfer rhannu gwybodaeth
• amgylchiadau lle gallwn basio gwybodaeth bersonol ymlaen heb roi gwybod i chi, er enghraifft, i helpu gydag atal neu ganfod trosedd neu i gynhyrchu ystadegau anhysbys
• sut y byddwn yn gwirio fod yr wybodaeth a gadwn yn gywir ac yn gyfredol
• sut i wneud cwyn
• sut i gysylltu â Swyddog Diogelu Data’r MoJ

Am ragor o wybodaeth am y pynciau hyn , cysylltwch â:

OPG information Assurance
PO Box 16185
Birmingham
B2 2WH

opginformationassurance@publicguardian.gov.uk

Am ragor o wybodaeth ar sut a pham y prosesir eich gwybodaeth, gweler yr wybodaeth a gyflwynwyd pan y bu i chi ddefnyddio ein gwasanaeth neu pan y bu i ni gysylltu a chi.

Swyddog Diogelu Data

Os oes gennych unrhyw brydedron ynghylch sut mae’r OPG yn ymdrin â’ch data personol, gallwch gysylltu â’r Swyddog Diogelu Data (DPO).

Mae’r DPO yn rhoi cyngor annibynnol ac yn monitro’r defnydd a wnawn o wybodaeth bersonol.

Gallwch gysylltu â’r Swyddog Diogelu Data yn:

MoJ Data Protection Officer
Post point 10.38
102 Petty France
London
SW1H 9AJ

dataprotection@justice.gov.uk

Cwynion

Pan ofynnwn i chi am wybodaeth, byddwn yn cadw at y gyfraith. Os credwch yr ymdriniwyd â’ch gwybodaeth yn anghywir, gallwch gysylltu â’r Comisiynydd Gwybodaeth am gyngor annibynnol ynghylch diogelu data.

Cysylltwch â’r Comisiynydd Gwybodaeth yn:

Information Commissioner’s Office
Wycliffe House
Water Lane
Wilmslow
Cheshire
SK9 5AF

Rhif ffôn: 0303 123 1113

Gwefan: www.ico.org.uk